1. Sistem Kunci
Ada dua sistem kunci kamar hotel, yaitu sistem kartu (card system) dan sistem kunci metal atau manual (manual key system atau metal key system).
a. Sistem kartu (card system)
Kunci kamar dengan sistem kartu adalah kunci kamar yang menggunakan kartu yang terbuat dari plastik, mika, dan alumunium yang diberi kode. Bahkan ada kunci yang terbuat dari kertas tebal bergaris hitam magnetik. Kunci ini dikelompokan menjadi dua jenis, yaitu:
- Manual card system, yaitu kunci kamar yang menggunakan kartu telah diberi kode lubang-lubang tertentu dan penggunaanya tidak terbatas oleh waktu. Selama pemasangan kartu yang terletak di dalam key box (yang menempel di pintu) tidak diganti, maka kunci itu masih dapat digunakan.
- Electronic card system (electronic locking system), yaitu kunci kamar yang menggunakan magnetic strip key card, memory card, smart card technology, atau kartu elektronik (seperti kartu telepon magnetik, chips ataupun kartu ATM), dimana di dalam kartu kartu tersebut sudah ada kode-kode tertentu (barcode) yang dapat digunakan untuk membuka pintu yang ke kamar tersebut akan tercatat kode kartunya dan dapat mendeteksi penguna kartu secara akurat berikut waktu masuk dan tanggalnya. Kelebihan kartu ini adalah jika tamu dalam kamar tersebut harus check out pada hari itu pukul 13.00 WIB (check out time), maka otomatis pada pukul 13.01 WIB (jam satu lewat nol) kartu tersebut tidak dapat digunakan oleh tamu yang bersangkutan. Kartunya telah kadaluarsa karena telah diprogram tanggal check-out-nya. Untuk menggunakanya lagi, tamu tersebut harus berhubungan dengan front office. Kelebihan lainya adalah jika kartu tersebut hilang, kartu baru dapat dibuat secara cepat dengan kode yang baru pula(untuk kasus ini tamu harus mengganti biaya /harga kartu).
b. Sistem kunci metal atau manual (manual key system atau metal key system)
Kunci kamar dengan sistem ini menggunakan kunci yang terbuat dari metal seperti kunci biasanya. Kunci ini tidak cukup aman dibandingkan dengan sistem kartu karena waktu masuk/keluar pengguna kunci dan tanggalnya tidak tercatat. Selain itu, jika kunci hilang, tamu harus mengganti dengan biaya yang lebih mahal dari pada sistem kartu.
2. Jenis-Jenis Kartu
Berikut jenis-jenis kunci yang digunakan di hotel.
- Guest room key, adalah kunci yang dapat diberikan front office kepada tamu saat check in dan hanya dapat digunakan oleh tamu untuk membuka kamarnya sendiri.
- Pass key, adalah kunci yang biasanya digunakan room attendant tapi hanya dapat membuka satu kamar. Pass key tidak dapat digunakan untuk membuka kamar yang dikunci ganda (double locked).
- Floor key (FK), adalah satu kunci yang dapat membuka semua kamar dalam satu lantai. Kunci ini di pegang oleh floor supervisor dan digunakan untuk mengecek dan memeriksa kamar. Pada beberapa property hotel, ada yang memberlakukan kebijakan bahwa floor key digunakan oleh room attendant dengan alasan untuk mengefisienkan waktu dan kerja dengan peengawasan dan tanggung jawab yang ketat
- Master key (MK), adalah sebuah kunci kamar yang dapat membuka semua kamar di hotel dalam satu gedung (block). Kunci ini dapat membuka kamar yang menggunakan kunci double locked. Umumnya, kunci ini di pegang oleh housekeeper.
- Grand master key (GMK), adalah sebuah kunci yang dapat membuka semua kamar di hotel di beberapa gedung (block). Kunci ini dipegang oleh resident manager, executive assistant manager, dan general manager.
